छात्र और स्टाफ़ के रिकॉर्ड, एक जगह

ज़्यादातर संस्थान काग़ज़ के रजिस्टर और कुछ स्प्रेडशीट से शुरू करते हैं। एक ही छात्र एडमिशन फ़ॉर्म, फ़ीस बुक और बैच की लिस्ट में होता है, और हर जगह फ़ोन नंबर अलग होता है। InstiOne हर व्यक्ति का एक ही रिकॉर्ड रखकर यह परेशानी दूर करता है।

एक व्यक्ति, कई रोल

हर छात्र, टीचर और स्टाफ़ सदस्य का एक ही व्यक्ति रिकॉर्ड होता है। नाम, फ़ोन और ईमेल जैसी संपर्क की जानकारी एक बार सेव होती है। अगर कोई छात्र बाद में आपके स्टाफ़ में आ जाए, या कोई टीचर भी कोई कोर्स करे, तो नया रिकॉर्ड बनाने के बजाय उसी व्यक्ति में दूसरी प्रोफ़ाइल जोड़ें। फ़ोन नंबर एक बार बदलें, और वह हर स्क्रीन पर सही दिखता है।

प्रोफ़ाइल में सिर्फ़ काम की जानकारी

छात्र की प्रोफ़ाइल में छात्र की जानकारी होती है। टीचर की प्रोफ़ाइल में टीचर की। स्टाफ़ की अपनी प्रोफ़ाइल होती है। इससे हर फ़ॉर्म छोटा और काम का रहता है, और नया छात्र रजिस्टर करने वाले फ़्रंट डेस्क के स्टाफ़ को सैलरी या पढ़ाने वाले खाने कभी नहीं दिखते।

लोगों को झट से ढूंढें

छात्रों की लिस्ट में नाम, कोड या स्थिति से खोजें। अभी पढ़ रहे छात्रों का फ़िल्टर लगाएं। सब कुछ एक ही रिकॉर्ड से जुड़ा है, इसलिए किसी छात्र को खोलते ही उसके एडमिशन और फ़ीस की स्थिति भी मिल जाती है, दूसरी कॉपियां ढूंढे बिना।

डॉक्यूमेंट और साफ़ शुरुआत

ID प्रूफ़, फ़ोटो और दूसरे डॉक्यूमेंट व्यक्ति के रिकॉर्ड में लगाएं, ताकि काग़ज़ी कॉपियां आख़िरकार अलमारी में रखी जा सकें। अगर आपके रिकॉर्ड पहले से स्प्रेडशीट में हैं, तो CSV इंपोर्ट इस्तेमाल करें: टेम्पलेट डाउनलोड करें, भरें, नतीजे का प्रीव्यू देखें, और कुछ भी सेव होने से पहले गड़बड़ी वाली लाइनें ठीक करें।

बाकी सिस्टम से कैसे जुड़ता है

लोग ही बैच में एडमिशन की नींव हैं, जहां छात्र किसी बैच से जुड़ता है, और रोल और अनुमतियों की भी, जहां आप तय करते हैं कि हर स्टाफ़ सदस्य क्या देख सकता है। छोटे कोचिंग सेंटर यह परेशानी ख़ास तौर पर पहचानेंगे; देखें InstiOne कोचिंग सेंटर में कैसे काम आता है।

सब कुछ आपकी ब्रांच तक सीमित रहता है, इसलिए एक ब्रांच के फ़्रंट डेस्क के स्टाफ़ को सिर्फ़ उसी ब्रांच के लोग दिखते हैं।