மாணவர், ஸ்டாஃப் ரெக்கார்டுகள் ஒரே இடத்தில்

பெரும்பாலான இன்ஸ்டிட்யூட்கள் பேப்பர் ரெஜிஸ்டர்களுடனும் சில ஸ்ப்ரெட்ஷீட்களுடனும்தான் தொடங்குகின்றன. ஒரே மாணவர் அட்மிஷன் ஃபார்ம், ஃபீஸ் நோட்டு, பேட்ச் பட்டியல் மூன்றிலும் இருப்பார்; ஒவ்வொன்றிலும் போன் நம்பர் வேறாக இருக்கும். ஒருவருக்கு ஒரே ரெக்கார்டு வைப்பதன் மூலம் InstiOne இதைச் சரிசெய்கிறது.

ஒருவர், பல ரோல்கள்

ஒவ்வொரு மாணவரும், ட்ரெய்னரும், ஸ்டாஃபும் ஒரே நபர் ரெக்கார்டுதான். பெயர், போன், இமெயில் போன்ற தொடர்பு விவரங்கள் ஒரு முறை மட்டுமே சேமிக்கப்படுகின்றன. ஒரு மாணவர் பின்னர் உங்கள் ஸ்டாஃபாகச் சேர்ந்தாலோ, ஒரு ட்ரெய்னர் ஒரு கோர்ஸில் படிக்கச் சேர்ந்தாலோ, டூப்ளிகேட் உருவாக்குவதற்குப் பதில் அதே நபருக்கு இரண்டாவது ப்ரொஃபைலைச் சேர்க்கிறீர்கள். போன் நம்பரை ஒரு முறை மாற்றினால் எல்லா ஸ்கிரீன்களிலும் அது சரியாக இருக்கும்.

தேவையானதை மட்டும் வைத்திருக்கும் ப்ரொஃபைல்கள்

மாணவர் ப்ரொஃபைலில் மாணவர் விவரங்கள். ட்ரெய்னர் ப்ரொஃபைலில் ட்ரெய்னர் விவரங்கள். ஸ்டாஃபுக்குத் தனி ப்ரொஃபைல். இதனால் ஒவ்வொரு ஃபார்மும் சுருக்கமாகவும் தேவையானதை மட்டும் கொண்டதாகவும் இருக்கும்; புதிய மாணவரைப் பதிவுசெய்யும் ஃப்ரன்ட் டெஸ்க் ஸ்டாஃப் சம்பளம் அல்லது கற்பித்தலுக்கான ஃபீல்டுகளைப் பார்க்கவே மாட்டார்.

ஆட்களை வேகமாகக் கண்டுபிடியுங்கள்

மாணவர் பட்டியலில் பெயர், கோடு அல்லது ஸ்டேட்டஸ் மூலம் தேடுங்கள். இப்போது ஆக்டிவாக உள்ளவர்களை மட்டும் ஃபில்டர் செய்யுங்கள். எல்லாமே ஒரே ரெக்கார்டுடன் இணைந்திருப்பதால், ஒரு மாணவரைத் திறந்தாலே அவரது அட்மிஷன்களும் ஃபீஸ் நிலையும் தெரியும்; வேறு நோட்டுகளில் தேட வேண்டியதில்லை.

டாக்குமென்ட்களும் சுத்தமான தொடக்கமும்

ID ப்ரூஃப், போட்டோக்கள், மற்ற டாக்குமென்ட்களை ஒருவரின் ரெக்கார்டில் இணையுங்கள்; பேப்பர் காப்பிகளை இனி அலமாரியில் வைத்துவிடலாம். ஏற்கனவே ஸ்ப்ரெட்ஷீட்களில் ரெக்கார்டுகள் இருந்தால் CSV இம்போர்ட்டைப் பயன்படுத்துங்கள்: டெம்ப்ளேட்டை டவுன்லோடு செய்து, நிரப்பி, பிரிவ்யூ பாருங்கள்; எதுவும் சேவ் ஆகும் முன், எரர் ரிப்போர்ட்டில் குறிக்கப்பட்ட வரிசைகளைச் சரிசெய்யுங்கள்.

மற்றவற்றுடன் எப்படிப் பொருந்துகிறது

ஒரு மாணவர் ஒரு பேட்ச்சில் சேர்க்கப்படும் அட்மிஷனுக்கும், ஒவ்வொரு ஸ்டாஃபும் எதைப் பார்க்கலாம் என்று நீங்கள் முடிவு செய்யும் ரோல்ஸ், பர்மிஷன்ஸுக்கும் இந்த நபர் ரெக்கார்டுகளே அடித்தளம். சிறிய கோச்சிங் சென்டர்களுக்கு இந்தப் பிரச்சனை நன்றாகவே தெரியும்; கோச்சிங் சென்டர்களுக்கு InstiOne எப்படி வேலை செய்கிறது என்று பாருங்கள்.

எல்லாமே உங்கள் பிராஞ்சுக்குள் மட்டுமே; எனவே ஒரு பிராஞ்சின் ஃப்ரன்ட் டெஸ்க் ஸ்டாஃப் அந்த பிராஞ்சின் ஆட்களை மட்டுமே பார்ப்பார்.